Vedeli ste, že eBox je automaticky zriadený pre všetkých občanov (fyzické osoby) po dovŕšení 18 rokov a rovnako pre všetky právnické osoby pri vzniku spoločnosti? Elektronická schránka alebo eBox nahradila doručovanie listinných zásielok poštou a slúži na komunikáciu medzi podnikateľmi a orgánmi verejnej moci. Nielen podnikatelia môžu cez eBox zasielať podania príslušným orgánom, ale aj tieto orgány zasielajú svoje rozhodnutia, výzvy, pokyny a iné dokumenty do ich schránky. Ako vie robot pomôcť s preberaním pošty?

„Prístup do elektronickej schránky právnickej osoby má automaticky štatutár, avšak veľmi často a z rôznych príčin nechce celú administratívu ohľadom preberania pošty z eBoxu zabezpečovať on. Tu sa otvoril priestor pre novú službu z dielne Accace, keďže na základe udeleného oprávnenia na prístup k eBoxu je možné zabezpečiť administratívnu službu súvisiacu s preberaním prijatej pošty od rôznych inštitúcií a orgánov verejnej moci. Vďaka tomu odbremeníme predstaviteľov spoločností našich klientov od množstva administratívnej práce,“ hovorí Simona Dimov, Senior Account Manager Accace Slovensko.

Plnia si firmy povinnosti v súvislosti s elektronickými schránkami?

Často sa stáva, že zahraničné firmy majú na Slovensku štatutárov, ktorí nie sú občanmi Slovenskej republiky alebo tu nemajú slovenských zamestnancov, ktorým by mohli jednoducho udeliť oprávnenie na prístup k eBoxu. Je teda celkom náročné zabezpečiť prístupy k elektronickej schránke a eliminovať tak riziko neprevzatia a neplnenia povinností na základe dokumentov doručených do eBoxu. „Stáva sa, že pri zakladaní spoločnosti v Slovenskej republike o tom zahraničné spoločnosti ani nemajú vedomosť a až my ich na túto skutočnosť upozorníme a zabezpečíme prevzatie prijatej pošty za obdobie niekoľkých mesiacov, dokonca rokov spätne, pričom niekedy takto zistia, koľko neuhradených poplatkov vyrubených od rôznych orgánov majú. Stane sa, že sú dokonca sankcionovaní alebo vyzývaní k úhradám exekútorskými úradmi,“ upozorňuje Simona Dimov a dodáva, že „slovenské spoločnosti o týchto povinnostiach väčšinou vedia, ale je pre nich jednoduchšie udeliť za naozaj minimálny implementačný a následne mesačný poplatok prístupy pre Accace ako spracovateľovi účtovníctva alebo miezd a tým zabezpečiť bezproblémové a pravidelné doručenie dokumentov jednak priamo klientovi a zároveň zodpovedným z nášho účtovného alebo mzdového tímu.“

Ako pomáhame firmám s eBoxami?

„Primárne zabezpečujeme preberanie prijatej pošty doručenej do eBoxu, ktorá je automaticky zasielaná určeným osobám na strane klienta a tiež určeným osobám z nášho Accace tímu. Rovnako je možné v rámci iných služieb našej spoločnosti zabezpečiť nevyhnutné podania, napr. v prípade právnych služieb zabezpečovaných našou advokátskou kanceláriou Accace Legal,“ upresňuje Simona Dimov.  Vzhľadom na značnú administratívnu náročnosť súvisiacu s preberaním pošty z elektronických schránok našich klientov sme sa snažili nájsť riešenie automatizácie tohto procesu.

V spolupráci s naším dodávateľom a partnerom sa nám podarilo úspešne nastaviť robotizáciu tohto procesu. „Samozrejme, aj tento proces si neustále vyžaduje ľudský faktor kvôli potrebnej obsluhe robota a pre neustále zdokonaľovanie funkčností a tiež rozširovanie možností jeho práce,“ dodáva a pokračuje, že v našom prípade už „môžeme hovoriť o plne automatizovanom procese preberania pošty z množstva elektronických schránok našich klientov, ktorých stále pribúda a stále viac a viac spoločností si uvedomuje prínos v outsourcingu takejto služby. A to najmä z dôvodu značnej úspory ich času a tiež kvôli eliminovaniu nesplnenia si povinností vyplývajúcich z doručenej dokumentácie do ich elektronických schránok.“

Mnohé firmy si tiež uvedomujú, že elektronická komunikácia sa stále rozširuje na viac a viac inštitúcií a orgánov verejnej moci a teda papierovo doručovaných dokumentov poštou stále ubúda. Práve o to náročnejšie je monitorovanie a preberanie pošty z ich elektronickej schránky.

Simona Dimov

Operations Manager

E-mail : 

Telefon : 

+421 232 553 000

Kontaktujte nás