V zmysle zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente majú podnikatelia štátom zriadenú elektronickú schránku dostupnú na portáli www.slovensko.sk. Prečo je dôležité mať do nej prístup a čo vám hrozí, ak ho nemáte?

Čo je to elektronická schránka?

Elektronická schránka slúži na komunikáciu medzi vami a orgánmi verejnej moci. Nielen vy cez ňu môžete zasielať podania príslušným orgánom, ale aj tieto orgány zasielajú svoje rozhodnutia, výzvy, pokyny a iné dokumenty do vašej schránky. Komunikácia cez elektronickú schránku teda nahradila doručovanie listinných zásielok poštou.

Ako sa môžete do elektronickej schránky prihlásiť?

Možností, ako sa prihlásiť do elektronickej schránky je viac. Pre podnikateľov sú relevantné nasledovné:

• ak je štatutár právnickej osoby slovenským štátnym občanom, ktorý vlastní občiansky preukaz s čipom a aktivoval si bezpečnostný osobný kód, vie sa do schránky prihlásiť sám na vyššie uvedenej webovej stránke;
• ak je štatutár právnickej osoby zahraničným štátnym občanom, v niektorých prípadoch sa vie do elektronickej schránky prihlásiť aj pomocou svojho (zahraničného) občianskeho preukazu s čipom – táto možnosť sa však týka len niektorých krajín Európskej únie (kompletný zoznam je zverejnený tu: https://www.slovensko.sk/sk/eidas/informacie-o-prihlaseni-cez-ei);
• v prípade, že štatutár právnickej osoby nespĺňa ani jednu z uvedených možností, môže si na cudzineckej polícii SR vybaviť tzv. alternatívny autentifikátor, vďaka ktorému získa do schránky prístup;
• poslednou možnosťou je splnomocnenie inej osoby (slovenského občana) na prístup do elektronickej schránky.

Čo sa môže stať, ak nemám prístup a ani ho nezabezpečím cez inú osobu?

V takom prípade vám hrozí situácia, že do elektronickej schránky spoločnosti vám bude doručený úradný dokument, z ktorého vám budú plynúť povinnosti (napr. výzva na preukázanie skutočností v rámci výkonu kontroly) a vy sa o ňom nedozviete, v dôsledku čoho si tieto povinnosti nesplníte a príslušný úrad vám následne uloží pokutu, ktorú keď nezaplatíte v stanovenej lehote, bude ju od vás vymáhať cestou exekútora, čím vám v konečnom dôsledku môžu výrazne narásť vynaložené náklady.

Z našich skúseností vieme, že tento problém vzniká najmä v spoločnostiach so zahraničným štatutárom a zahraničným spoločníkom, ktorí nedostatočne poznajú slovenskú právnu úpravu a o existencii elektronickej schránky často ani nevedia. Následné obrátenie sa na advokáta so žiadosťou o riešenie vzniknutej situácie je už často bezpredmetné, pretože klient sa svojím postupom obral o možnosti podať voči vydanému rozhodnutiu príslušné opravné prostriedky a neostáva mu nič iné ako sankciu zaplatiť.

Pri elektronickom doručovaní dokumentov do elektronickej schránky sa uplatňuje fikcia doručenia, tzn. elektronický dokument sa bude považovať za doručený nielen vtedy, ak adresát potvrdí notifikáciu o doručení (deň, hodina, minúta a sekunda doručenia sa uvádza na elektronickej doručenke), ale aj vtedy, ak uplynie úložná lehota (15 dní) a notifikáciu o doručení v tejto lehote adresát nepotvrdí.

Bez toho, aby ste o tom vedeli, vám teda môže byť doručená výzva z úradu na splnenie si zákonnej povinnosti, ktorej nevyhovenie je sankcionované pokutami často sa pohybujúcimi v desiatkach až stovkách tisícov eur. Časté sú pritom výzvy z daňového úradu alebo úradu práce, kde sa maximálne výšky pokút šplhajú až na 200 000 EUR. Taktiež sa bežne do elektronickej schránky doručuje platobný rozkaz vydaný súdom na základe návrhu veriteľa, pričom v prípade, ak sa voči nemu dlžník nebráni, platobný rozkaz nadobudne právoplatnosť a veriteľ je oprávnený vymáhať dlžnú sumu cestou exekútora, pričom nikto z týchto subjektov neskúma oprávnenosť nároku a vychádzajú len z tvrdení uvedených v návrhu.

Opomenutie jednoduchej povinnosti zabezpečiť v spoločnosti preberanie úradných zásielok vás teda v konečnom dôsledku môže vyjsť poriadne draho.

Aké je riešenie?

V prípade, že váš štatutár nemá prístup do elektronickej schránky spoločnosti alebo je natoľko zaneprázdnený, že nemá časový priestor ju kontrolovať, odporúčame vám splnomocniť na prístup do schránky inú osobu, vďaka ktorej sa vždy včas dozviete o všetkých doručených dokumentoch, čo vám umožní podniknúť prípadné potrebné právne kroky.

„Stáva sa, že pri zakladaní spoločnosti v Slovenskej republike o tom zahraničné spoločnosti ani nemajú vedomosť a až my ich na túto skutočnosť upozorníme a zabezpečíme prevzatie prijatej pošty za obdobie niekoľkých mesiacov, dokonca rokov spätne, pričom niekedy takto zistia, koľko neuhradených poplatkov vyrubených od rôznych orgánov majú. Stane sa, že sú dokonca sankcionovaní alebo vyzývaní k úhradám exekútorskými úradmi,“ upozorňuje Simona Dimov a dodáva, že „slovenské spoločnosti o týchto povinnostiach väčšinou vedia, ale je pre nich jednoduchšie udeliť za naozaj minimálny implementačný a následne mesačný poplatok prístupy pre Accace ako spracovateľovi účtovníctva alebo miezd a tým zabezpečiť bezproblémové a pravidelné doručenie dokumentov jednak priamo klientovi a zároveň zodpovedným z nášho účtovného alebo mzdového tímu.“

Ako vám vieme pomôcť s preberaním pošty v elektronickej schránke?

V Accace zabezpečujeme preberanie prijatej pošty doručenej do eBoxu, ktorá je automaticky zasielaná určeným osobám na strane klienta a  určeným osobám z nášho Accace tímu. Rovnako vieme zabezpečiť aj nevyhnutné podania, napr. v prípade právnych služieb zabezpečovaných našou advokátskou kanceláriou Accace Legal. Vzhľadom na administratívnu záťaž spojenú s preberaním pošty z elektronických schránok našich klientov sme celý tento proces zautomatizovali.

Preberanie pošty z množstva elektronických schránok našich klientov, ktorých stále pribúda viac a viac, dokážeme obslúžiť vďaka robotovi, ktorého sme vyvinuli v spolupráci s našim partnerom.

Jeho hlavnou výhodou pre našich klientom je úspora ich času a zníženie rizika nesplnenia si povinností vyplývajúcich z doručenej dokumentácie do ich elektronických schránok.

Službu administrácie elektronickej schránky na ústrednom portáli www.slovensko.sk na základe udeleného oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou právnickej alebo fyzickej osoby zabezpečujeme aj my v Accace k. s.

Simona Klučiarová

Senior Associate

E-mail : 

Telefon : 

+421 232 553 000

Kontaktujte nás