Cestujú vaši zamestnanci na pracovné cesty zo Slovenska do zahraničia? Potom sa na vás vzťahujú určité pravidlá, ktorým by ste mali venovať pozornosť. V našej infografike vám prinášame prehľad o definíciách, povinnostiach a detailoch, ktoré vám pomôžu lepšie porozumieť pravidlám pre zahraničné pracovné cesty.
Chceli by ste spravovať služobné cesty či cestovné náklady prehľadne a rýchlo? Vyskúšajte si náš mzdový a HR portál s funkciami, s ktorými dokážete spracovať cestovné požiadavky, schváliť a vyúčtovať cestovné náklady, nastaviť vlastné pracovné postupy, automatizovať zber údajov, nastaviť notifikácie a oveľa viac.
CHARAKTERISTIKA PRACOVNEJ CESTY
Každý zamestnanec má svoje miesto výkonu práce definované v pracovnej zmluve. Ak zamestnanec vykonáva dohodnutú prácu na inom mieste na základe nariadenia zamestnávateľa, považuje sa takáto situácia za cestovanie za služobnými účelmi.
SÚHLAS S PRACOVNOU CESTOU
V prípade, že pracovná zmluva nešpecifikuje pracovnú cestu ako súčasť práce alebo pracovná cesta zahŕňa prácu mimo mesta, musí zamestnanec poskytnúť súhlas svojmu zamestnávateľovi.
TRVANIE PRACOVNEJ CESTY
Slovenská legislatíve nešpecifikuje maximálnu dĺžku pracovnej cesty. Vo všeobecnosti platí, že trvajú od času, kedy začala cesta na určené miesto, vrátane práce uskutočnenej zamestnancom v danom mieste až do času, kedy sa zamestnanec vrátil na miesto začatia pracovnej cesty.
ZAČINAME S VYSIELANÍM ZAMESTNANCOV
Pred začatím vysielania zamestnancov za prácou by mal zamestnávateľ špecifikovať písomne (čo je ale nezaväzujúce podľa slovenského práva):
- miesto začatia pracovnej cesty
- cieľ cesty (t.j. miesto výkonu práce)
- trvanie pracovnej cesty
- miesto skončenia pracovnej cesty
- spôsob dopravy
- ďalšie potrebné podmienky alebo detaily pracovnej cesty
SÚKROMNÉ VOZIDLO NA PRACOVNÉ CESTY
Zamestnanec môže udeliť písomný súhlas zamestnávateľovi, že za účelom pracovnej cesty použije svoje súkromné motorové vozidlo. V takomto prípade má zamestnanec nárok na kompenzáciu spotrebovaného paliva a kompenzáciu za každý 1 km.
STRAVNÉ ZA PRACOVNÉ CESTY PO SLOVENSKU
Za každý kalendárny deň pracovnej cesty má zamestnanec nárok na stravné. Výška stravného záleží od trvania cesty, ktorá je rozdelená do troch časových pásiem:
- prvé časové pásmo: 5 – 12 hodín
- druhé časové pásmo: 12 – 18 hodín
- tretie časové pásmo: viac ako 18 hodín
Do príspevku sa zohľadňuje celkový počet odpracovaných hodín počas celého trvania pracovnej cesty.
STRAVNÉ ZA PRACOVNÉ CESTY DO ZAHRANIČIA
Ak cestuje zamestnanec do zahraničia (mimo Slovenskej republiky), nárok na kompenzáciu mu vzniká až po prekročení hraníc, po odlete alebo prílete lietadla, príchode alebo odchode lode do/z prístavu. Stravné môže byť vyplatené v eurách alebo v cudzej mene.
Ak zamestnanec navštívi 2 alebo viac krajiny počas jedného kalendárneho dňa, stravné sa vyplatí za tú krajinu, kde strávil najviac času. Ak zamestnanec strávil rovnaký čas v oboch krajinách, má nárok na najvyššie stravné.
Výška stravného záleží od trvania cesty rozdelenej do troch časových pásiem ako sme už spomenuli vyššie.
ZNÍŽENIE STRAVNÉHO
Ak zamestnávateľ poskytuje teplé jedlo pre svojich zamestnancov, znižuje sa výška stravného, prípadne sa vôbec neposkytne. Zníženie záleží od typu jedla:
- 25% zníženie, ak zamestnávateľ poskytuje raňajky
- 40% zníženie, ak zamestnávateľ poskytuje obed
- 35% zníženie, ak zamestnávateľ poskytuje večeru
Tieto hodnoty sa znižujú zo sumy stravného určeného pre tretie časové pásmo alebo z najvyššej dohodnutej sumy stravného.
ZÁLOHY NA STRAVNÉ
V prípade zahraničnej pracovnej cesty môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi finančné prostriedky vopred, a to v domácej alebo v cudzej mene. Táto suma môže byť až do výšky 40% stravného, avšak takto vyplatené stravné podlieha zdaneniu.
ZÁLOHY ZA KOMPENZÁCIE SLUŽOBNEJ CESTY
Ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu do zahraničia, má nárok na vyplatenie zálohy za kompenzácie až do výšky očakávanej náhrady. Tieto zálohy môžu byť poskytnuté šekom, požičaním kreditnej karty alebo prevodom peňazí na bankový účet zamestnanca. V závislosti od lokality pracovnej cesty môžu byť zálohy za kompenzácie vyplatené v eurách alebo v cudzej mene.
VYHLÁSENIE O NÁKLADOCH A VRÁTENIE PLATIEB
Do 15 pracovných dní od návratu na Slovensku musí zamestnanec podať písomný dokument svojmu zamestnávateľovi za účelom vypočítania kompenzácií. Náhrady musia byť vyplatené do 10 pracovných dní od podania písomného dokumentu, najneskôr však do konca aktuálneho kalendárneho mesiaca.
CESTOVNÉ NÁHRADY
Zamestnávateľ musí preplatiť nasledujúce položky:
- stravu
- cestovné náklady (lístky na vlak, letenky, taxík, lístky na MHD, a pod.)
- náklady na ubytovanie
- sekundárne náklady (poplatky za telefón, poplatok za internet, parkovné, mýto a diaľničné poplatky, a pod.)
- cestovné náklady na cestu za účelom návštevy rodiny (ak pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, každý týždeň v mesiaci, ale maximálne jeden mesiac)
- komerčné poistenie a povinné odporúčané očkovania pri cestovaní do zahraničia
Tieto náklady vyžadujú doklad za účelom spracovania a kompenzácie, a nie sú predmetom dane zo samostatnej zárobkovej činnosti.
