Cestujú vaši zamestnanci na pracovné cesty zo Slovenska do zahraničia? Potom sa na vás vzťahujú určité pravidlá, ktorým by ste mali venovať pozornosť. V našej infografike vám prinášame prehľad o definíciách, povinnostiach a detailoch, ktoré vám pomôžu lepšie porozumieť pravidlám vzťahujúcim sa na zahraničné pracovné cesty.
Chceli by ste spravovať služobné cesty či cestovné náklady prehľadne a rýchlo? Vyskúšajte si náš mzdový a HR portál s funkciami, s ktorými dokážete spracovať cestovné požiadavky, schváliť a vyúčtovať cestovné náklady, nastaviť vlastné pracovné postupy, automatizovať zber údajov, nastaviť notifikácie a oveľa viac.
CHARAKTERISTIKA PRACOVNEJ CESTY
Každý zamestnanec má svoje miesto výkonu práce definované v pracovnej zmluve. Ak zamestnanec vykonáva dohodnutú prácu na inom mieste na základe pokynu zamestnávateľa, považuje sa takáto situácia za splnenia stanovených podmienok za pracovnú cestu.
SÚHLAS S VYSLANÍM NA PRACOVNÚ CESTU
V prípade, že vyslanie na pracovnú cestu nevyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo možnosť vyslania na pracovnú cestu nie je dohodnutá priamo v pracovnej zmluve a zamestnanec má byť vyslaný na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska, musí zamestnanec s takýmto vyslaním na pracovnú cestu súhlasiť.
VYSLANIE NA PRACOVNÚ CESTU
Slovenská legislatíva nešpecifikuje maximálnu dĺžku pracovnej cesty. Vo všeobecnosti platí, že pracovná cesta trvá len nevyhnutne potrebný čas, pričom sa ňou rozumie čas od nástupu zamestnanca na cestu na stanovené miesto výkonu práce, vrátane práce uskutočnenej zamestnancom v danom mieste až do momentu, kedy sa zamestnanec vráti na svoje pravidelné pracovisko.
ZAČINAME S VYSIELANÍM ZAMESTNANCOV
Pred vyslaním zamestnancov na pracovnú cestu zamestnávateľ písomne určí:
- miesto nástupu na pracovnú cestu
- cieľ cesty (t.j. miesto výkonu práce)
- trvanie pracovnej cesty
- miesto skončenia pracovnej cesty
- spôsob dopravy
- ďalšie potrebné podmienky alebo detaily pracovnej cesty
SÚKROMNÉ VOZIDLO NA PRACOVNÉ CESTY
Zamestnanec sa môže so zamestnávateľom dohodnúť, že za účelom pracovnej cesty použije svoje súkromné motorové vozidlo. V takomto prípade má zamestnanec nárok na kompenzáciu spotrebovaných pohonných látok a patrí mu aj základná náhrada za každý 1 km jazdy.
STRAVNÉ ZA PRACOVNÉ CESTY PO SLOVENSKU
Za každý kalendárny deň pracovnej cesty má zamestnanec nárok na stravné. Výška stravného záleží od trvania pracovnej cesty, ktorá je rozdelená do troch časových pásiem:
- prvé časové pásmo: 5 – 12 hodín
- druhé časové pásmo: 12 – 18 hodín
- tretie časové pásmo: viac ako 18 hodín
Do príspevku sa zohľadňuje celkový počet odpracovaných hodín počas celého trvania pracovnej cesty.
STRAVNÉ ZA PRACOVNÉ CESTY DO ZAHRANIČIA
Ak cestuje zamestnanec do zahraničia (mimo Slovenskej republiky), nárok na kompenzáciu mu vzniká až po prekročení hraníc, po odlete alebo prílete lietadla, príchode alebo odchode lode do/z prístavu. Stravné môže byť vyplatené v eurách alebo v cudzej mene.
Ak zamestnanec navštívi 2 alebo viac krajín počas jedného kalendárneho dňa, stravné sa vyplatí za tú krajinu, kde strávil najviac času. Ak zamestnanec strávil rovnaký čas v oboch krajinách, má nárok na najvyššie stravné.
Výška stravného záleží od trvania cesty rozdelenej do troch časových pásiem ako sme už spomenuli vyššie.
ZNÍŽENIE STRAVNÉHO
Ak zamestnávateľ zabezpečuje počas pracovnej cesty teplé jedlo pre svojich zamestnancov, znižuje sa výška stravného, prípadne sa vôbec neposkytne. Zníženie záleží od typu jedla:
- 25% zníženie, ak zamestnávateľ zabezpečuje raňajky
- 40% zníženie, ak zamestnávateľ zabezpečuje obed
- 35% zníženie, ak zamestnávateľ zabezpečuje večeru
Tieto hodnoty sa znižujú zo sumy stravného určeného pre tretie časové pásmo alebo z najvyššej dohodnutej sumy stravného.
VRECKOVÉ
V prípade zahraničnej pracovnej cesty môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi finančné prostriedky vopred, a to v domácej alebo v cudzej mene. Táto suma môže byť až do výšky 40% stravného, avšak takto vyplatené stravné podlieha zdaneniu.
PREDDAVOK NA CESTOVNÉ NÁHRADY
Ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu do zahraničia, má nárok na vyplatenie preddavku na cestovné náhrady, a to až do výšky očakávanej náhrady. Tento preddavok môže byť poskytnutý formou cestovného šeku, zapožičaním bankovej karty zamestnávateľa alebo prevodom peňazí na bankový účet zamestnanca. V závislosti od lokality pracovnej cesty môžu byť zálohy za kompenzácie vyplatené v eurách alebo v cudzej mene.
VYÚČTOVANIE NÁHRAD A VRÁTENIE PLATIEB
Do 10 pracovných dní od skončenia pracovnej cesty musí zamestnanec predložiť zamestnávateľovi písomné doklady za účelom vypočítania náhrad a taktiež vrátiť nevyúčtovaný preddavok, ak sa zamestnanec so zamestnávateľom nedohodli na dlhšej dobe (najneskôr do konca nasledujúceho mesiaca). Zamestnávateľ je povinný do 10 pracovných dní od obdržania písomných dokladov od zamestnanca vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty a uspokojiť nároky zamestnanca, ak sa zamestnanec so zamestnávateľom nedohodli na dlhšej dobe (najneskôr do konca nasledujúceho mesiaca).
CESTOVNÉ NÁHRADY PRI ZAHRANIČNEJ PRACOVNEJ CESTE
Zamestnávateľ je pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu povinný preplatiť mu nasledujúce náklady:
- stravu
- cestovné náklady (lístky na vlak, letenky, taxík, lístky na MHD, a pod.), prípadne náhrady výdavkov za pohonné látky pri použití vlastného vozidla zamestnanca
- náklady na ubytovanie
- sekundárne náklady (poplatky za telefón, poplatok za internet, parkovné, mýto a diaľničné poplatky, a pod.)
- cestovné náklady na cestu za účelom návštevy rodiny (ak pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, každý týždeň v mesiaci, ale maximálne jeden mesiac)
- komerčné poistenie a povinné odporúčané očkovania pri cestovaní do zahraničia
Zamestnanec je povinný všetky vyššie uvedené náklady zdokladovať a predložiť zamestnávateľovi potrebné dokumenty vo vyššie uvedenej lehote.
Potfólio našich služieb:
- Vedenie účtovníctva a reporting: Vedenie účtovníctva | Štatutárny a manažérsky reporting | Online účtovný portál | IFRS | Školenia na mieru
- Spracovanie miezd a personalistika: Spracovanie miezd | Spracovanie HR agendy a personalistika | Online mzdový a HR portál | Online dochádzkový portál | Pracovnoprávne poradenstvo | Poradenstvo pri vysielaní zamestnancov | Daň z príjmov fyzických osôb | Mzdové a HR školenia | Zamestnanecké akcie (ESOP) | Analýza sociálneho prostredia a vitality firmy
- Daňové poradenstvo: Daňové poradenstvo pre právnické osoby | Dodržiavanie daňových predpisov | Fúzie a akvizície | Transfer pricing | Daň z príjmov fyzických osôb | Služby v oblasti DPH | Odborné školenia
- Korporátne a kancelárske služby: Založenie a registrácia spoločnosti | Registrované sídlo firmy | Likvidácia spoločnosti | Zabezpečenie zmien v obchodných spoločnostiach | Zastupovanie klientov
- Právne poradenstvo: Obchodné právo | Pracovnoprávne poradenstvo | GDPR | Právne due diligence | Právne poradenstvo v oblasti nehnuteľností | Právne služby pri konkurze a reštrukturalizácií | Právo duševného vlastníctva | Súdne spory
- Transakčné poradenstvo: Due diligence a transakčné poradenstvo | Fúzie a akvizície | Transfer pricing
- Back office služby: Správa zdieľanej kancelárie a parkingu
- Poradenstvo pre startupy
- Agentúra dočasného zamestnávania
- Online poradenský portal
