Súčasná digitálna doba prináša inovácie do všetkých sfér podnikania a výnimkou nie ja ani spracovanie účtovníctva. Čoraz častejšie využívanie umelej inteligencie a podobných technológií naznačuje, že tento trend by mal pretrvávať aj v budúcnosti a zrejme sa časom dotkne každého podnikateľa. Prioritou malých a stredných podnikov je zväčša etablovanie na trhu a maximalizovanie príjmov, no nemali by zabúdať ani na interné procesy a ich zefektívnenie, ako je napríklad aj vedenie účtovníctva a archivácia dokladov.

Týmto trendom sa postupne prispôsobuje aj legislatíva v oblasti účtovníctva a dnes už sú na trhu viaceré riešenia pre podnikateľov, ktoré umožňujú, aby vedie účtovníctva, obeh účtovných dokladov ako aj ich následná archivácia boli rýchlejšie, efektívnejšie, bezpečnejšie, ale aj ekologickejšie, nakoľko spracovaniu dokladov v papierovej podobe je možné sa prakticky úplne vyhnúť.

Treba však mať na pamäti, že digitalizácia účtovníctva a nové možnosti v tejto oblasti neznamenajú, že doteraz zaužívané pravidlá a postupy sa rušia a prichádza akási svojvôľa vo vedení účtovníctva. Vedenie účtovníctva, či už je to v plne digitálnej podobe, v tradičnejšej listinnej podobe alebo ich kombináciou, má jasné pravidlá upravené Zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.

Je dôležité zdôrazniť, že digitalizácia účtovníctva je komplexný proces, ktorý nekončí iba nájdením vhodného technického alebo softvérového riešenia. Súčasťou tohto procesu musí byť aj stanovenie jasných vnútropodnikových pravidiel pre vedenie účtovníctva, a to takých, aby v každom momente bolo preukázateľné, že účtovníctvo je vedené v súlade so zákonom.

Základne požiadavky na účtovný záznam

Účtovná jednotka je v prípade každého účtovného záznamu povinná zabezpečiť od okamihu prvotného vyhotovenia alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia až do momentu v budúcnosti kedy vyprší lehota na archiváciu:

• vierohodnosť jeho pôvodu – schopnosť preukázať, ako, kým, kedy, a že účtovný záznam skutočne bol vyhotovený a prijímateľ ho skutočne od vyhotoviteľa prijal,
• neporušenosť obsahu – preukázanie opatrení, ktoré účtovná jednotka prijala a vykonala aby nedošlo k zmene obsahu účtovného záznamu pri zaslaní, sprístupnení alebo transformácií,
• čitateľnosť – obsah účtovného záznamu musí byť po celý čas čitateľný ľudským okom.

Obsah internej smernice o vedení účtovníctva

Digitalizácia účtovníctva, teda jednotlivé procesy k nej vedúce a ich rozsah, ako aj všetky opatrenia a postupy prijaté v súvislosti s obehom, spracovaním, účtovaním a archiváciou dokladov v spoločnosti, musia byť súčasťou internej smernice upravujúcej vedenie účtovníctva v spoločnosti. V tejto smernici by  mali byť, okrem iného, zahrnuté informácie popisujúce napr.:

• využívaný hardvér a softvér na vedenie účtovníctva a transformáciu dokladov,
• obeh účtovných dokladov v spoločnosti od momentu ich prijatia/vystavenia až po archiváciu,
• zoznam osôb zodpovedných za vedenie účtovníctva, transformáciu, spracovanie, atď.,
• proces zálohovania a archivácie dát,
• opatrenia, ktorými účtovná jednotka zabezpečuje vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu.

Vypracovanie vlastných interných smerníc mnoho spoločností, najmä tých menších, podceňuje a zväčša majú len všeobecný charakter alebo takéto smernice vôbec nemajú. Podnikatelia častokrát nevedia, aký je ich účel a prečo sú vlastne pre spoločnosť dôležité.

Kde teda začať? Najjednoduchšie sa vám budú digitalizovať tie doklady, ktorých digitálnu podobu priamo legislatíva upravuje. Ak ste platiteľ DPH, využite možnosť v zákone o dani z pridanej hodnoty a dohadujte sa so svojimi obchodnými partnermi na zasielaní faktúr elektronicky. Ak mávate veľa nákupov v hotovosti, nemusíte byť zavalení bločkami. Využite možnosť, ktorú vám ponúka zákon o používaní ERP a informujte sa pred platením pri pokladni, či vám bloček pošlú na e-mail. Mnoho účtovných dokladov je možné už generovať v elektronickej forme, a to v závislosti od technických možností, ktoré máte k dispozícii.

Výhody elektronického účtovníctva

A ak sa zamýšľate, či digitalizácia účtovníctva je tým správnym krokom práve pre vás, tak jednoznačná odpoveď je áno. Výhody účtovníctva v elektronickej forme sú nesporné:

• šetríte papier a priestor v archíve,
• neriskujete znehodnotenie dokladov napr. vodou alebo ohňom,
• pri správnom systéme sú všetky doklady rýchlo a ľahko dohľadateľné a dostupné,
• dosiahnete vyšší komfort pri daňových kontrolách,
• a mnohé ďalšie.

Pokiaľ vo vašej spoločnosti digitalizujete interné procesy a medzi nimi aj účtovníctvo, určite nezabudnite náležite upraviť aj internú smernicu k vedeniu účtovníctva. Pokiaľ neviete aké informácie majú byť v takejto smernici zahrnuté alebo ešte len zvažujete digitalizáciu účtovníctva, naši skúsení poradcovia vám pomôžu zorientovať sa v tejto problematike, nastaviť interne účtovné procesy alebo pre vás takúto internú smernicu pripravia. V prípade záujmu nás neváhajte kontaktovať na .

Tomáš Ptáček

Senior Tax Consultant

E-mail : 

Telefon : 

+421 232 553 000

Kontaktujte nás