Nástupný proces alebo onboarding je potrebné mať dobre nastavený už od prvého zamestnanca. Aj keď sa môže zdať nastavovanie postupov už pri prvom zamestnancovi zbytočné a časovo náročné, v budúcnosti ich veľmi oceníte. Od začiatku správne nastavený a fungujúci proces už nebude nutné upravovať – naopak bude šetriť váš čas aj čas vášho tímu.

Pred podpisom pracovnej zmluvy

Predtým než sa spoločnosť rozhodne zamestnať svojho prvého zamestnanca, je potrebné si ujasniť základné parametre novovznikajúcej pracovnej pozície, a to napr. koľko a akú prácu má daný zamestnanec vykonať, koľko mu môže začínajúca spoločnosť zaplatiť a ako flexibilná táto pozícia bude. Podľa týchto očakávaní si potrebujete následne zvoliť, či s daným zamestnancom bude uzavretý pracovný pomer alebo podpísaná jedna z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, t.j. Dohoda o pracovnej činnosti (DoPČ) alebo Dohoda o vykonaní práce (DVP), Dohoda o brigádnickej práci študenta (DoBPŠ).

DoPČ je limitovaná najviac 10 hodinami za týždeň alebo 520 hodinami v kalendárnom roku, ak ide o výkon sezónnej práce, pričom aká práca sa považuje za sezónnu prácu, je uvedené v príslušnej prílohe k Zákonníku práce. V tomto smere sa jedná o akýsi poddruh DoPČ. Okrem toho Zákonník práce pozná aj DoVP, ktorá je limitovaná najviac 350 hodinami za kalendárny rok a DoBPŠ 20 hodinami za týždeň v priemere. Tieto dohody je možné uzatvoriť najviac na 12 mesiacov, okrem DoPČ na výkon sezónnej práce, ktorá môže byť uzatvorená najviac na 8 mesiacov. V prípade potreby dlhšej spolupráce môžete uzatvárať nové dohody neobmedzene viackrát, vždy však iba na 12 mesiacov.

Na druhej strane, pracovná zmluva môže byť uzavretá na maximálne 40 hodín týždenne (okrem niektorých špecifických typov prevádzok, kde je maximálny povolený úväzok nižší). Pracovná zmluva môže byť, na rozdiel od dohôd spomenutých vyššie, uzavretá na dobu určitú alebo neurčitú.

Hlavné rozdiely medzi pracovnou zmluvou, DoVP, DoPČ a DoBPŠ sme pre vás zhrnuli v eBooku.

Švarcsystém

Pre mnoho začínajúcich spoločností je určite lákavá vidina ušetrených nákladov pri zapojení spolupracovníkov – živnostníkov/contractorov, teda samostatne zárobkovo činných osôb (SZČO). K tomu je nutné dodať, že pomerne veľké množstvo odborníkov s vysokou mierou kvalifikácie poskytuje svoje služby ako SZČO na základe rôznych zmlúv (Zmluva o dielo, Zmluva o poskytovaní služieb, Zmluva o spolupráci a pod.). Za SZČO nemusí spoločnosť hradiť poistné na sociálne zabezpečenie a zdravotné poistenie nad rámec odmeny ako u zamestnancov (za odvody si zodpovedá SZČO sama a navyše sú odvody významne nižšie ako u zamestnancov), čo určite predstavuje pre zamestnávateľa úsporu nákladov. Navyše spolupráca môže byť nastavená flexibilnejšie, pretože nepodlieha obmedzeniam a minimálnym štandardom Zákonníka práce.

Je však nutné mať na pamäti, že pri nevhodnom nastavení tejto formy spolupráce sa zamestnávateľ vystavuje pomerne veľkému riziku vzniku zastreného pracovného pomeru alebo švarcsystému, ktorý je zo strany kontrolných orgánov relatívne často a tvrdo sankciovaný, a to vrátane domerania neodvedených zákonných odvodov a ďalších sankcií. Pri nastavovaní zmluvných vzťahov so SZČO je preto nutné starostlivo zvažovať jednotlivé aspekty spolupráce a prípadné riziká. Tento typ zmlúv odporúčame vždy konzultovať s odborníkmi.

Máme kandidáta

Pred samotným uzavretím pracovnej zmluvy musí zamestnávateľ kandidáta informovať o právach a povinnostiach vyplývajúcich z daného pracovného pomeru. Zamestnanec naopak musí oznámiť spoločnosti všetky potrebné informácie k platnému uzavretiu pracovného pomeru a splneniu povinností súvisiacich s nástupom do zamestnania:

• meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul,
• dátum a miesto narodenia,
• rodné číslo,
• adresu trvalého pobytu, prípadne korešpondenčnú adresu,
• štátne občianstvo,
• zdravotnú poisťovňu,
• číslo bankového účtu (ak má byť mzda vyplácaná bezhotovostne),
• informácie o vedení exekúcie či insolvencie na majetok zamestnanca.

Okrem informácií uvedených vyššie, je potrebné aby zamestnanec odovzdal aj nasledujúce dokumenty:

• zápočtový list od predchádzajúceho zamestnávateľa,
• potvrdenie o zdaniteľných príjmoch (pokiaľ bude zamestnávateľ pripravovať daňové priznanie),
• doklad o ukončení vzdelania či profesijnej kvalifikácie (napr. diplom, certifikát, výučný list),
• doklady preukazujúce oprávnenosť pobytu a výkonu práce na území SR (ak je budúci zamestnanec cudzinec),
• ďalšie doklady, pokiaľ je to v danom prípade relevantné:
  • výpis z registra trestov (pozor, len v odôvodnených prípadoch),
  • potvrdenie o štúdiu (ak ide o študenta pre prácu na DoBPŠ),
  • potvrdenie o priznaní a poberaní dôchodku (v prípade pracujúceho dôchodcu),
  • doklady k uplatneniu daňového bonusu na deti.
  • doklady k zníženej pracovnej schopnosti (,,ZŤP“)

Na tomto mieste upozorňujeme na jednu zo základných zásad pracovnoprávnych vzťahov, a to že zamestnávateľ nesmie vyžadovať od zamestnanca informácie (resp. doklady) bezprostredne nesúvisiace s výkonom práce.

Príprava zmluvy

Pracovná zmluva musí byť so zamestnancom uzavretá v jazyku, ktorému zamestnanec rozumie. Táto podmienka sa uplatní aj pri ostatných pracovnoprávnych dokumentoch. V súlade so Zákonom o štátnom jazyku SR však všetky kontrolné orgány vyžadujú pri kontrolách predloženie slovenskej verzie dokumentov. Už pri tvorbe dokumentov je preto potrebné myslieť na to, že ich zneniu musia rozumieť ako zamestnanci, tak prípadná kontrola zo strany príslušných orgánov. Pokiaľ teda spoločnosť plánuje zamestnávať cudzinca, odporúčame pripraviť pracovnú zmluvu a ďalšie pracovnoprávne dokumenty rovno v dvojjazyčnom prevedení.

Jeden podpísaný rovnopis pracovnej zmluvy si ponechá zamestnávateľ a druhý podpísaný rovnopis odovzdá zamestnancovi spolu s popisom pracovnej pozície (niekedy tiež označovaným ako pracovná náplň či job description alebo job design).

Vstupná lekárska prehliadka

Podpisom pracovnej zmluvy sa však povinnosti ani jednej zo zmluvných strán nekončia. V závislosti od druhu vykonávanej práce váš zamestnanec môže alebo musí pred nástupom do práce absolvovať vstupnú lekársku prehliadku (VLP). Zamestnávateľ môže lekársku prehliadku zabezpečiť prostredníctvom zmluvného poskytovateľa pracovno lekárskych služieb (tzv. Pracovná zdravotná služba) alebo, ak sa u neho vykonávajú práce iba 1. alebo 2. kategórie (tj. nerizikové práce, pri ktorých možno nepriaznivý vplyv na zdravie očakávať iba vo výnimočných prípadoch napr. administratívne práce), môže lekársku prehliadku vykonať aj všeobecný (tj. spravidla ošetrujúc) lekár daného zamestnanca.

Tlačivo VLP s predvyplnenými kategóriami práce, pracovným zaradením a vykonávanými činnosťami zamestnancovi potvrdí lekár počas vstupnej prehliadky.

Zamestnanci majú povinnosť absolvovať lekárske prehliadky pravidelne v závislosti od kategórie vykonávanej práce. Viac info o kategorizácii prác z hľadiska zdravotného rizika nájdete v Zákone č. 355/2007 o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov: S rastúcim počtom zamestnancov môže byť pre zamestnávateľa náročnejšie kontrolovať periodicitu lekárskych prehliadok, nakoľko každá z kategórií môže mať stanovenú inú periodicitu. Všetku administratívu týkajúcu sa lekárskych prehliadok, a to vrátane sledovania termínov a zaistenia absolvovania prehliadok, je možné outsourcovať k externým poskytovateľom služieb Bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP).

Osobná zložka

Hneď po podpise pracovnej zmluvy odporúčame zamestnávateľovi vytvoriť osobnú zložku pre každého nového zamestnanca. Presný obsah zložky nie je síce Zákonníkom práce definovaný, ale môže obsahovať iba písomnosti súvisiace s výkonom práce zamestnanca. Osobnú zložku môže zamestnávateľ viesť pre každého zamestnanca bez ohľadu na to, či má pracovnú zmluvu alebo dohodu.

Súčasťou osobnej zložky zamestnanca býva najčastejšie:

Informovanie zamestnanca

Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi písomnú informáciu o jeho pracovných podmienkach a podmienkach zamestnávania najmenej v rozsahu týchto údajov, pokiaľ ich neobsahuje pracovná zmluva, do siedmych dní od vzniku pracovného pomeru:

Do štyroch týždňov od vzniku pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný písomne poskytnúť zamestnancovi tieto údaje v prípade, ak tieto informácie nie sú obsiahnuté v pracovnej zmluve:

Prvý deň v práci

Skvelým pomocníkom pre jednoduchší priebeh prvého pracovného dňa je už vyššie spomínaný nastavený proces onboardingu. Zamestnávateľ oboznámi zamestnanca s jeho pracovným miestom a náplňou práce. Súčasťou zoznámenia sa s pracoviskom je aj ukážka únikových ciest, umiestnenie lekárničiek a vypínačov elektrickej energie a ukážka miesta prvej pomoci vrátane zoznamov dôležitých telefónnych čísel, čím je splnená prvá časť školenia v oblasti BOZP a PO.

Prvý deň zamestnávateľ odovzdá zamestnancovi aj pracovné, prípadne i ochranné pomôcky, aby mohol začať riadne vykonávať svoju prácu a bolo zaistené jeho bezpečie.

Zamestnávateľ môže so zamestnancom, ktorý je v pracovnom pomere (t.j. má uzatvorenú PZ) s ohľadom na prácu, ktorú bude vykonávať, uzavrieť  Dohodu o hmotnej zodpovednosti. Táto sa uzatvára v písomnej forme, ak sú zamestnancovi zverené: hotovosť, ceniny, tovar, zásoby materiálu alebo iné hodnoty, ktoré sú predmetom obratu alebo obehu. Zodpovednosť môže byť individuálna alebo spoločná, ak je s danými hodnotami spoločne nakladané viacerými zamestnancami.

Ak bola so zamestnancom podpísaná vyššie uvedená dohoda, zamestnávateľ si ju opäť uloží do osobnej zložky zamestnanca.

Školenie

Zamestnávateľ je povinný zamestnanca preškoliť v dvoch kľúčových oblastiach:

Okrem toho môže byť potrebné a vhodné zaistiť aj ďalšie školenia. Tým môže byť napr. školenie vodičov a GDPR školenie (pre pozície, ktoré pracujú s osobnými údajmi, napr. HR, mzdárky a pod.).

Rovnako, ako v pracovnej zmluve a ďalších pracovnoprávnych dokumentoch, platí i pre oblasť školení, že musia byť vykonané v jazyku, ktorému zamestnanec rozumie. Z dôvodu preukázateľnosti musí zamestnanec účasť na školení zamestnávateľovi potvrdiť (napr. podpisom prezenčnej listiny alebo podpisom protokolu/certifikátu zo školenia).

Registračné povinnosti

Zamestnávateľ musí každého nového zamestnanca nahlásiť do Sociálnej poisťovne najneskôr deň vopred pred nástupom do zamestnania. Pokiaľ ide o úplne prvého zamestnanca, je potrebné v Sociálnej poisťovni registrovať aj samotného zamestnávateľa. Povinnosť registrácie zamestnávateľa je nutné vykonať aj v zdravotnej poisťovni. Daného zamestnanca je potrebné v jeho zdravotnej poisťovni prihlásiť najneskôr do 8 dní od dátumu nástupu, odporúčame to však urobiť deň vopred rovnako ako pri sociálnom poistení. Pri každom ďalšom zamestnancovi je potom potrebné overiť jeho zdravotnú poisťovňu a v prípade, že je ďalší zamestnanec registrovaný v inej zdravotnej poisťovni, musí sa zamestnávateľ registrovať v tejto ďalšej zdravotnej poisťovni tiež (v SR aktuálne pôsobia 3 zdravotné poisťovne – viac informácií TU).

Registračné povinnosti zamestnávateľa sa týmto nekončia. Musí sa tiež registrovať ako platiteľ dane z príjmov zo závislej činnosti na Finančnej správe najneskôr do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po uplynutí mesiaca, v ktorom vznikla povinnosť zraziť zamestnancovi preddavok na daň.

Zamestnávanie cudzincov

Pri zamestnávaní cudzincov je zamestnávateľ povinný splniť ešte nasledujúce náležitosti:

• Založiť si doklady preukazujúce oprávnenie k pobytu a výkonu práce na území SR.
• Informovať príslušný úrad práce o zamestnávaní cudzinca najneskôr do 7 pracovných dní od nástupu do zamestnania zaslaním formulára „Informačná karta“ a ďalších dokladov.
• Uchovávať kópie dokladov preukazujúcich najmä existenciu pracovnoprávneho vzťahu na pracovisku, kde konkrétny zamestnanec vykonáva prácu (v písomnej forme).

Vyššie uvedené povinnosti platia ako pri zamestnávaní občanov EÚ, tak pri cudzincoch z tretích krajín. Viac informácií a povinností o zamestnávaní cudzincov nájdete na stránke MPSVaR.

Najčastejšie benefity

Medzi benefity, s ktorými sa v praxi u začínajúcich a menších spoločnostiach stretávame, patrí:

Práca z domu

Jedným z najčastejšie poskytovaných, zamestnancami veľmi obľúbených a často aj vyžadovaných benefitov je umožnenie práce z domova. Pokiaľ sa zamestnávateľ rozhodne túto formu benefitu zamestnancom poskytnúť, mal by si hneď na začiatku zodpovedať niekoľko dôležitých otázok, a to napr.:

Budú zamestnanci môcť pracovať z domova natrvalo alebo len čiastočne?

• Je vhodné nastaviť pravidlá a obmedzenia pre prácu z domova a napr. stanoviť, kedy musia byť zamestnanci prítomní na pracovisku, alebo akým spôsobom bude rozvrhnutá pracovná doba (či pracovný čas rozvrhuje zamestnávateľ, alebo si ho určuje zamestnanec sám – v prípade, že sám, stráca nárok na niektoré zamestnanecké výhody ako napríklad preplatená návšteva lekára počas pracovnej doby a pod.).
• Zamestnávateľ by mal pamätať aj na potenciálnu kompenzáciu nákladov spojenú s dlhotrvajúcou prácou z domu (preukázateľné výdavky na internet, elektrinu a pod.).

Budú môcť zamestnanci pracovať aj zo zahraničia?

• Ak bude možné pracovať tzv. z pláže či z iných miest v zahraničí, je nutné mať na pamäti aj potenciálne dopady na povinnosti v oblasti daní a odvodov v súvislosti s výkonom práce v cudzine.
• Všeobecne tento postup skôr neodporúčame, pretože môže byť pre zamestnávateľov administratívne náročný a v praxi rizikový.

Ako bude zamestnávateľ kontrolovať dodržiavanie BOZP?

• Zamestnávateľ je povinný zaistiť dodržiavanie BOZP aj pri výkone práce zamestnanca z domu, čo je hneď na prvý pohľad neľahká úloha.

Pracovná doba

Maximálna dĺžka pracovného času je upravená Zákonníkom práce a predstavuje 40 hodín týždenne (menej pri zvláštnych pracovných režimoch napr. zmenová prevádzka a zákonom stanovených náročných druhov práce), ale zamestnávateľ a zamestnanec si môžu dojednať aj kratší pracovný čas, tak aby im obom vyhovoval.

Zamestnávateľ je povinný viesť u každého zamestnanca evidenciu pracovného času. Evidencia pracovného času nie je to isté, čo evidencia dochádzky. Evidencia dochádzky totiž vypovedá o tom, koľko času strávil zamestnanec na pracovisku, ale už nič o tom, koľko hodín odpracoval. Evidencia pracovného času je na rozdiel od evidencie dochádzky pre zamestnávateľa povinná a ide o častý predmet kontrol zo strany kontrolných orgánov.

Akým spôsobom či formou má zamestnávateľ dochádzku evidovať, nie je nikde bližšie špecifikované. Evidencia má však byť prehľadná a preukazná. Môže teda ísť o evidenciu v papierovej podobe, excelovou tabuľkou alebo o evidenciu v dochádzkovom systéme.

Prestávky v práci

V rámci rozvrhovania pracovného času musí zamestnávateľ zabezpečiť aj čerpanie prestávky na jedlo a oddych, ktorá musí byť poskytnutá spravidla maximálne po šiestich odpracovaných hodinách v rozsahu minimálne 30 minút.

Pre výplatu mzdy je rozhodne kľúčová evidencia pracovného času, tá samotná ale nestačí. Na spracovanie a výplatu miezd môže mzdové oddelenie požadovať od zamestnávateľa nasledujúce:

• evidenciu pracovného času,
• pracovnú zmluvu vrátane dodatkov,
• doklady o neprítomnosti:
  • dovolenka,
  • pracovná neschopnosť,
  • ošetrovanie člena rodiny,
  • návšteva lekára/sprevádzanie rodinného príslušníka,
  • neplatené voľno,
  • cestovné príkazy a pod.,
• informácie o mimoriadnych odmenách, prémiách/bonusoch, osobnom ohodnotení,
• zmeny v danom mesiaci (ak nejaké nastali):
  • číslo bankového účtu na výplatu mzdy,
  • zdravotná poisťovňa,
  • adresa trvalého bydliska
  • zmena úväzku
  • miesto výkonu práce a pod.
• informácie o zrážkach zo mzdy.

Ako nastaviť mzdu?

Výška mzdy býva pre ľudí mieriacich do start-upu síce o niečo menej dôležitá ako možnosť podieľať sa na inováciách, flexibilná práca alebo rýchly kariérny postup, ale určite ju nemožno podceňovať. Aké pravidlá teda platia pri nastavovaní miezd?

Minimálna mzda

Minimálna mzda predstavuje minimálnu zákonom danú výšku odmeny za výkon práce. V roku 2024 je minimálna mzda 750€ v hrubom mesačne za výkon práce v rozsahu 40 hodín za týždeň. Hodinová minimálna mzda je stanovená vo výške 4,310 € za každú hodinu odpracovanú zamestnancom. Minimálna mzda musí byť dodržiavaná nielen u zamestnancov s uzavretou pracovnou zmluvou, ale aj pri uzatvorených dohodách.

Minimálna mzda podľa stupňov náročnosti práce

Minimálna mzda pre jednotlivé profesie je ďalej presne stanovená podľa zaradenia do stupňa náročnosti práce.  Podľa prílohy č.1 Zákonníka práce rozlišujeme celkovo 6 stupňov náročnosti práce podľa najnáročnejšej vykonávanej pracovnej činnosti. Práce vykonávané v rámci 1. skupiny sú najmenej náročné, zaručená mzda je preto rovná mzde minimálnej. Zaručená mzda potom postupne stúpa so zložitosťou vykonávanej práce, až na úroveň 1330€ v hrubom mesačne za práce vykonávané v 6. stupni.

Hranice minimálnej a zaručenej mzdy sa pravidelne (spravidla každoročne) menia, preto je dôležité vždy sledovať ich aktuálnu výšku.

Rovnaké zaobchádzanie a zákaz diskriminácie

Zamestnanci majú mať rovnú odmenu za rovnakú prácu alebo za prácu rovnakej hodnoty. Rozdiely je možné odôvodniť iba zákonom akceptovanými kritériami, a to napr. rozdielnymi nárokmi na zodpovednosť a skúsenosti, pracovnou výkonnosťou a pod.

V praxi je pomerne bežné, že mzda v jednotlivých regiónoch sa u zamestnávateľa líši, a to s odkazom na životné náklady v danej lokalite, čo je v rozpore so Zákonníkom práce. Podľa aktuálnej judikatúry musia byť rozdiely v odmeňovaní objektívne zdôvodnené v súlade so Zákonníkom práce (napr. rozdielna potreba jazykovej vybavenosti, odlišná miera psychickej záťaže a stresu či rôzne nároky na znalosti produktov).

Zaujíma vás výška vašej čistej mzdy a konkrétne sumy odvedené na sociálne a zdravotné poistenie? Využite našu prehľadnú mzdovú kalkulačku.

Príplatky

Zamestnávateľ je popri základnej mzde povinný zamestnancom poskytovať nasledujúce príplatky za prácu, a to v percentuálnej výške:

• nadčas – 25 % z priemerného zárobku zamestnanca,
• v noci – najmenej v sume 40 % minimálnej hodinovej mzdy v eurách,
• v sobotu – najmenej 50 % minimálnej hodinovej mzdy v eurách,
• v nedeľu – najmenej v sume 100 % minimálnej hodinovej mzdy v eurách,
• vo sviatok – najmenej 100 % priemerného zárobku zamestnanca.

Na začiatku sa môže spoločnostiam javiť tvorba vnútorných predpisov a smerníc ako zbytočná záťaž a administratíva. Ako už bolo povedané vyššie, oplatí sa do tvorby určitých dokumentov (napr. smernice na úpravu práce z domu, smernice o poskytnutí stravných lístkov, smernice o poskytovaných benefitoch) investovať už s prvým zamestnancom.

S akýmkoľvek vnútorným predpisom je nutné zamestnancov preukázateľne oboznámiť. Pokiaľ sú spoločnosti k dispozícii vnútorné predpisy zahraničnej materskej spoločnosti, je nutné ich pre použitie v slovenskom prostredí preložiť do slovenského jazyka, prispôsobiť slovenskej právnej úprave a oficiálnym spôsobom vydať ako interný dokument slovenského zamestnávateľa. Typicky ide o etické kódexy, kódexy správania, protikorupčné smernice a pod.

Ako sa spoločnostiam postupne darí a počet zamestnancov rastie, rastie tiež potreba nastavenia vnútorných procesov a vytvorenia interných predpisov. Kvalitné vnútorné predpisy dokážu ušetriť cenný čas, pretože s ich pomocou nie je nutné jednotlivé otázky riešiť individuálne s každým zamestnancom zvlášť (napr. dodatky k pracovnej zmluve z dôvodu zmeny výšky príspevku na rekreáciu alebo príspevku na auto), a tiež zaistí dodržiavanie jednotných postupov a zníženie rizík pre zamestnávateľov (napr. smernice upravujúce pravidlá BOZP).

Medzi najčastejšie vnútorné predpisy patrí:

• pracovný poriadok,
• smernice na prácu z domu,
• smernice poskytovania benefitov,
• smernice k pracovným cestám,
• BOZP smernice.

Všeobecne platí, že všetky interné predpisy zamestnávateľa majú byť stručné, prehľadné, zrozumiteľné a aktuálne. Dané predpisy reflektujú potreby konkrétneho zamestnávateľa, ktorému

sú doslova ušité na mieru. Aj ich vytvorenie môže spoločnosť prenechať odborníkom na pracovné právo ako je napr. Accace Legal.