Bratislava, 11. 10. 2013 – Poradenská spoločnosť Accace, ktorá na Slovensku pôsobí v oblasti spracovania účtovníctva, miezd, pracovnoprávneho a daňového poradenstva, prináša praktický manuál pre účtovníkov informujúci o uchovávaní a archivácii účtovných dokladov.

Sankcionovanie účtovnej jednotky

Obeh účtovných dokladov (písomných či elektronických),  ich uchovávanie, archivovanie a následne vyradenie, zabezpečuje účtovná jednotka (ďalej len „UJ“). V súlade s §38 ods. 1 písm. n) Zákona o účtovníctve (ďalej len „ZoU“) sa správneho deliktu dopustí účtovná jednotka, ktorá poruší ustanovenia o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie. Za toto porušenie hrozí UJ pokuta upravená v §38 ods. 2 písm. c) ZoU vo výške 2 % celkovej sumy „netto“ hodnoty majetku vykázanej v súvahe resp. vo výkaze o majetku a záväzkov zostavenej za kontrolované účtovné obdobie, najviac však 100 000 EUR.

V súlade s §35 ods. 2 ZoU je UJ povinná uchovávať účtovnú dokumentáciu počas doby ustanovenej Zákonom a brať do úvahy podmienku, že na nakladanie s účtovnou agendou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve. Archívnictvo ako také je upravené v Zákone č. 395/2002 o archívoch a registratúrach (ďalej len „Zákon“).
UJ sa považuje na účely Zákona aj za tzv. pôvodcu registratúry. Tým sa rozumie právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra, pričom registratúrou sa rozumie súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán

Zákon v súčasnosti taxatívne vymenúva tých pôvodcov registratúry, ktorí majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

„Patria sem tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, t.j. nie bežný podnikateľský subjekt,“ uviedol Peter Pašek, Managing Director spoločnosti Accace.

Ostatní pôvodcovia registratúry, ak z ich činnosti vznikajú dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, sú povinní vypracovať iba registratúrny plán a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

„Ak z činnosti pôvodcu registratúry nevznikajú žiadne dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, alebo výsledky jeho činnosti sú predmetom autorského práva, nemá povinnosť vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán,“ uviedol Peter Pašek.

Z tohto dôvodu Ministerstvo vnútra SR  (ďalej len „MV SR“) pre orientáciu pôvodcov registratúry pripravilo orientačnú typológiu registratúrneho plánu, ktorú je možné nájsť na internetovej stránke ministerstva vnútra www.civil.gov.sk. V nejednoznačných prípadoch rozhoduje o začlenení pôvodcu registratúry do príslušnej kategórie vždy MV SR.

Zdroj: MV SR

V súlade s vyššie uvedeným vyplýva, že UJ, ktorá má povinnosť auditu, sa môže považovať za pôvodcu registratúry, ktorý má povinnosť viesť registratúrny plán, ktorý by sa mal predložiť na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

Trvalú dokumentárnu hodnotu môžu mať podľa nášho názoru najmä registratúrne záznamy, ktoré obsahujú:

• informácie o vzniku, organizačných zmenách a zániku pôvodcu registratúry,
• informácie o činnosti, majetkových a finančných pomeroch a ľudských zdrojoch pôvodcu registratúry,
• interné predpisy, smernice, nariadenia vydané pôvodcom registratúry,
• zápisnice a rozhodnutia z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry.

„Účtovné dokumenty sa ako také nepovažujú za dokumentáciu trvalej hodnoty. V súlade s vyššie spomenutým avšak odporúčam požiadať pôvodcu registratúry o rozhodnutie o dokumentárnej hodnote jeho záznamov,“ uviedol Peter Pašek. 

Vyraďovanie registratúrneho záznamu

Rovnako je dôležité upozorniť na vyraďovanie registratúrneho záznamu, t.j. aj účtovných dokladov, ktorým sa rozumie súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, t.j. aj účtovný doklad, ktorému uplynula lehota uloženia. Registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí. Pôvodca registratúry môže vyradiť z registratúry registratúrne záznamy len vo vyraďovacom konaní.

Pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Ak niektoré z registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia, ešte potrebuje, prerokuje vo vyraďovacom konaní jej predĺženie. Pôvodca registratúry nesmie do návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov (ďalej len “návrh na vyradenie”) zaradiť registratúrne záznamy, ktorým neuplynula lehota uloženia.

Vyraďovacie konanie sa začína predložením návrhu na vyradenie. Ak návrh na vyradenie má všetky náležitosti, MV SR prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie:

1. o vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí ich lehoty uloženia,
2. o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu,
3. o tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, ak mu rozhodnutie v súlade s vyššie uvedeným nebolo doručené do 60 dní od predloženia návrhu na vyradenie.

Download Uchovávanie, archivácia účtovných dokladov a ich vyradenie