Správa údajov o zamestnancoch nie je len administratívnou činnosťou, ale je aj kľúčovým aspektom každodenného fungovania firmy a dodržiavania jej právnych predpisov. Presný a bezpečný manažment údajov je základom pre mzdy, dodržiavanie právnych predpisov a strategické rozhodovanie vedenia spoločnosti. V tomto článku sa pozrieme na to, čo vlastne správa údajov o zamestnancoch znamená, o aké údaje ide – a čo je ešte dôležitejšie, aké údaje môžu byť zaznamenávané a ako ich pomocou moderných digitálnych nástrojov zaznamenávať efektívnejšie.  

Čo je správa údajov o zamestnancoch a prečo je dôležitá?

Správa údajov o zamestnancoch zahŕňa zber, uchovávanie a systematické zaznamenávanie všetkých údajov, ktoré sa týkajú zamestnancov. Mnoho z týchto informácií sa zbiera počas onboardingového procesu, nakoľko sú nevyhnutné pre firemné HR procesy, mzdy či správu dochádzky.

Presná a zodpovedná správa týchto údajov nielen podporuje internú efektivitu, ale aj chráni spoločnosť pred právnymi a finančnými rizikami v podobe pokút. Dobre spravované dáta umožňujú manažérom prijímať informované rozhodnutia týkajúce sa ich tímov, napr. v oblasti riadenia zamestnancov alebo hodnotenia ich výkonu.

Aké typy údajov bývajú najčastejšie zaznamenávané?

• Osobné údaje: Medzi osobné údaje patrí meno, dátum narodenia, adresa, rodné číslo. Tieto údaje môžeme označiť aj ako bežné osobné údaje, ktoré sú podstatné pre vznik pracovného pomeru, avšak aj tieto môžu byť zhromažďované len v rozsahu a spôsobom, ktorý je v súlade s pravidlami GDPR.
• Pracovné údaje: Medzi pracovné údaje radíme pracovnú pozíciu, začiatok a koniec pracovného pomeru, ďalšie údaje obsiahnuté v zmluve a jej dodatkoch. Tieto informácie sú nevyhnutné pre plynulý chod interných procesov spoločnosti.
• Finančné údaje: Finančné údaje predstavujú záznamy o mzdách, benefitoch, nadčasoch a iných príspevkoch. Tieto údaje sú nevyhnutné pre správnosť mzdového účtovníctva. Chýbajúce alebo nepresné údaje môžu viesť nielen k operačným ale aj právnym problémom. Presnosť údajov je preto nevyhnutnosťou.

Aké sú právne požiadavky na spracovanie údajov zamestnancov?

Spracovanie osobných údajov podlieha prísnym legislatívnym pravidlám a to najmä GDPR (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov). GDPR nestanovuje len pravidlá zhromažďovania údajov, ale vyžaduje aj informovanosť zamestnancov a zabezpečenie integrity a uchovávania údajov. Nižšie uvádzame kľúčové povinnosti podľa zásad GDPR (6+1):

• Zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť, teda spracovanie osobných údajov musí byť v súlade so zákonom a vykonávané spravodlivo a transparentne vo vzťahu k dotknutej osobe.
• Obmedzenie účelu, čo znamená, žeosobné údaje musia byť zhromažďované iba na konkrétne, explicitné a legitímne účely, a nemôžu byť spracúvané spôsobom, ktorý je s týmito účelmi nezlučiteľný.
• Minimalizácia údajov, teda spracovanie údajov musí byť primerané a relevantné z hľadiska množstva spracúvaných údajov, a mali by sa spracovávať iba údaje nevyhnutné pre zamestnávateľa.
• Presnosť, ktorá hovorí o tom, že osobné údaje musia byť presné a v prípade potreby aktualizované. Rovnako je nutné prijať všetky primerané kroky na zabezpečenie toho, aby nepresné osobné údaje boli okamžite vymazané alebo opravené.
• Minimalizácia uchovávania, čo znamená, žeosobné údaje musia byť uchovávané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb, najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú.
• Integrita a dôvernosť, teda osobné údaje musia byť spracúvané spôsobom, ktorý zabezpečuje ich primeranú ochranu. Táto ochrana zahŕňa ochranu pred neoprávneným alebo nezákonným spracovaním, náhodným zničením, poškodením či stratou a to zavedením vhodných technických alebo organizačných opatrení.
• + 1 Zodpovednosť, ktorá ukladá zamestnávateľovi zodpovednosť za dodržiavanie vyššie uvedených zásad.

Z posledného ustanovenia vyplýva, že porušenie týchto 6+1 zásad má rôzne nepriaznivé právne následky (pokuty úmerné závažnosti porušenia, alebo dokonca poškodenie dobrého mena spoločnosti).

Okrem vyššie uvedeného je obzvlášť dôležité vybrať správny právny základ pre spracovanie údajov z dôvodu ich rozmanitosti. Často sa stretávame s názorom spred GDPR éry, že spracovanie osobných údajov môže byť založené iba na súhlase dotknutej osoby alebo na základe právnej požiadavky.

Tento názor je však dnes už zastaraný, keďže GDPR stanovuje 6 právnych základov. Výber toho správneho je však často náročný a nejasný. V tejto súvislosti je dôležité zdôrazniť, že každý právny základ musí byť odôvodnený samostatne a často môže vyžadovať test proporcionality. Okrem toho môže nastať situácia, kedy zamestnávateľ využíva rôzne právne základy pre tie isté údaje toho istého zamestnanca.

Pokiaľ ide o praktiky ukladania pokút v posledných rokoch, Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky čoraz dôslednejšie monitoruje zamestnávateľov. Monitoring sa týka najmä dokumentácie, ktorá podporuje právny základ pre spracúvanie údajov.

Prečo je dôležitá presnosť údajov?

Nesprávne spracovanie údajov môže spôsobiť niekoľko problémov vo fungovaní spoločností:

Presné vedenie evidencie údajov o zamestnancoch teda zvyšuje efektivitu interných procesov a zabezpečuje aj dodržiavanie právnych predpisov.

Aká je úloha údajov pri rozhodovaní v riadení?

Dobre vedené údaje nielen uľahčujú každodennú administratívu, ale sú aj dôležitým základom pre strategické rozhodovanie:

Aké sú dôsledky nesprávneho spracovania údajov?

Nesprávne alebo neúplné spracovanie údajov môže viesť k nasledujúcim problémom:

Najlepšie praktiky pre efektívnu správu údajov

Aby bolo možné predísť chybám, odporúčajú sa nasledovné praktiky:

Digitalizácia a výzvy budúcnosti

Zavedenie digitálnych HR systémov výrazne uľahčí správu údajov o zamestnancoch. Automatizované mzdové systémy, cloudové riadenie dokumentov a integrované dochádzkové systémy priniesli bezprecedentnú efektívnosť a presnosť. Budúcnosť spracovania údajov bude formovaná pomocou AI a prediktívnej analytiky, ktoré pomôžu k ešte efektívnejšiemu využitiu údajov o zamestnancoch. Systémy využívajúce AI dokážu predpovedať napr. trendy obratu, potreby zdrojov alebo dokonca zmeny výkonnosti zamestnancov. Tieto inovácie nielen šetria čas, ale aj napomáhajú k strategickejšej správe údajov.

Správa údajov o zamestnancoch v digitálnom veku

Digitálna transformácia a vznik bezpapierovej kancelárie sú jedným z najdôležitejších trendov našej doby, ktorý priniesol zásadné zmeny v spôsobe správy údajov o zamestnancoch. Dni papierových záznamov sú preč – nahradili ich integrované HR systémy, ktoré nielen zrýchľujú a zefektívňujú správu údajov, ale hlavne zvyšujú ich bezpečnosť.

Ako pomáhajú digitálne systémy so správou údajov?

Budúce výzvy pre správu údajov

S rastom objemu údajov rastú aj výzvy správy údajov. Výrazné zmeny sa očakávajú v nasledujúcich oblastiach:

Správa údajov o zamestnancoch ako strategický nástroj

Správa údajov o zamestnancoch nie je len administratívnou činnosťou, ale je jedným z najdôležitejších strategických nástrojov v prevádzke spoločností. Presné a aktuálne údaje nezohrávajú len kľúčovú úlohu pri zabezpečovaní právnej zhody, ale tiež prispievajú k zvyšovaniu efektivity, stabilite a konkurencieschopnosti spoločností.

Moderné technológie nielen zjednodušujú a zabezpečujú správu údajov ako takú, ale tiež otvárajú nové príležitosti pre riadenie a strategické rozhodovanie. Držanie kroku s trendami v oblasti údajov a integrácia digitálnych inovácií je pre spoločnosti nevyhnutnosťou pre možnosť čeliť výzvam budúcnosti.

Správa údajov o zamestnancoch teda nie je len nevyhnutnosťou. Je to oblasť, ktorá môže položiť základy dlhodobého obchodného úspechu a stability. Presná, transparentná a bezpečná správa údajov nie je iba v záujme spoločností ale aj zamestnancov, čím prispieva k efektívnemu a harmonickému pracovnému prostrediu.