Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov (GDPR) nie je len právnou požiadavkou – je to kľúčová súčasť udržiavania dôvery a integrity v rámci spoločnosti. Keďže spoločnosti pokračujú v spravovaní čoraz väčšieho množstva osobných údajov, zabezpečenie povedomia zamestnancov o princípoch GDPR nie je len výhodné, ale aj nevyhnutné.

Povedomie zamestnancov o GDPR je kľúčové pre prevenciu únikov údajov a zabezpečenie súladu s nariadením. Aby sme sa tejto téme venovali podrobnejšie, porozprávali sme sa s našimi kolegyňami z HR, ktoré sa s nami podelili o postrehy prečo je vzdelávanie zamestnancov o GDPR nevyhnutné, ako môžu spoločnosti zaviesť kultúru ochrany údajov a o praktických radách pre efektívne školenia GDPR.

Prečo sú povedomie zamestnancov o GDPR a školenia kľúčové pre úsilie spoločnosti o dodržiavanie predpisov?

Je dôležité si uvedomiť, že zamestnanci každý deň spracovávajú, uchovávajú a manipulujú s údajmi na určitej úrovni, takže ich činnosti môžu výrazne ovplyvniť súlad spoločnosti s GDPR. Z tohto dôvodu sú povedomie zamestnancov o GDPR a pravidelné školenia nevyhnutnosťou. Mýliť sa je ľudské, a preto vo všeobecnosti vieme, že ľudská chybovosť je jednou z hlavných príčin únikov údajov. Vzdelávaním našich kolegov o ich povinnostiach podľa GDPR môžeme znížiť pravdepodobnosť ich neúmyselných porušení.

Aké kroky môžu spoločnosti podniknúť na podporu kultúry ochrany údajov u svojich zamestnancov?

Z pohľadu HR je jedným z najúčinnejších spôsobov ako podporiť kultúru ochrany osobných údajov jej začlenenie do základných hodnôt spoločnosti. Tento krok je jasným signálom pre zamestnancov, že rešpektovanie a ochrana osobných údajov nie je len právnou požiadavkou, ale aj základným princípom spoločnosti.

Druhým krokom je nielen hlásať tieto hodnoty, ale žiť ich. Je potrebné ísť príkladom, nastaviť vysoké štandardy a pravidelne kontrolovať ich dodržiavanie. V spoločnosti Accace sme tiež zriadili špeciálnu komisiu, na ktorú sa môžu zamestnanci obrátiť kedykoľvek, keď majú pocit, že došlo k nejakej nezrovnalosti alebo úniku údajov.

Môžete s nami zdieľať niektoré praktické tipy na školenie zamestnancov o najlepších praktikách v oblasti bezpečnosti údajov podľa GDPR?

Aj keď každoročné absolvovanie GDPR školenia pravdepodobne nie je najpríjemnejšia aktivita, v tomto prípade je pravidelnosť kľúčom k úspechu. Pravidelným školením môžeme zabezpečiť, že všetci zamestnanci budú informovaní o najnovších osvedčených postupoch a zmenách v legislatíve týkajúcej sa ochrany osobných údajov.

Rovnako sme zistili, že je užitočné predstaviť kolegom počas onboardingu konkrétne situácie, s ktorými sa môžu stretnúť či už vo vzťahu k ostatným kolegom, alebo vo vzťahu ku klientom. Týmto im dávame reálnu predstavu o tom, čo ochrana osobných údajov obnáša a čo je v súvislosti s ňou potrebné dodržiavať.

Taktiež odporúčame informovať zamestnancov o potenciálnych dôsledkoch ich konania v prípade nedodržania pravidiel GDPR. Je dôležité si uvedomiť, že správny postup pri spracúvaní a ochrane osobných údajov nie je otázkou konkrétnych oddelení, ale že každý jeden z nás je za to zodpovedný.

Povedomie zamestnancov o GDPR a jeho úloha v dodržiavaní pravidiel nemôže byť podceňovaná. Podporovaním kultúry ochrany údajov a poskytovaním pravidelného a praktického školenia môžu spoločnosti výrazne znížiť riziká spojené s únikmi údajov a nedodržiavaním predpisov.

Správna aplikácia princípov GDPR v praxi nie je zodpovednosťou len IT oddelení alebo právnych tímov; je to záväzok celej spoločnosti, ktorý si vyžaduje, aby bol každý zamestnanec ostražitý a informovaný. Tým, že sa školenie o GDPR stane neoddeliteľnou súčasťou zamestnaneckého cyklu – od zaškolenia až po neustále vzdelávanie – môžu spoločnosti zabezpečiť, že ochrana údajov bude považovaná za základnú hodnotu spoločnosti, a že ich činnosti budú naďalej v súlade s predpismi o ochrane údajov.