• Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer
Email: slovakia@accace.com

Tel.: + 421 232 553 000

Kontaktujte nás
Odoberajte novinky
  • Naše pobočky
  • Všetky stránky
    • Globálny web (Anglický)
    • Globálny web (Nemecký)
    • Česká republika
    • Juhoafrická republika
    • Nemecko
    • Maďarsko
    • Poľsko
    • Rumunsko
    • Rusko
    • Slovensko
    • Spojené štáty americké
    • Ukrajina

Accace Slovensko

  • O nás
    • Kto sme
    • Prípadové štúdie
    • Spoznajte náš tím
    • Accace Circle
    • Naši partneri
    • Spoločenská zodpovednosť
    • Office Gallery
  • Služby
    • OUTSOURCING
    • Vedenie účtovníctva a reporting
    • Online účtovný portál
    • Spracovanie miezd a personalistika
    • Online mzdový a HR portál
    • Online dochádzkový portál
    • PORADENSTVO
    • Daňové poradenstvo
    • Korporátne a kancelárske služby
    • Poradenstvo pre startupy
    • Právne poradenstvo
    • Transakčné poradenstvo
    • Online poradenský portál
  • Covid-19
  • Kariéra
    • Voľné pozície
    • Kto sme
    • Naše hodnoty
    • Accace v číslach
    • Príbehy
    • Benefity
    • Život v Accace
  • Newsroom
  • Podujatia
  • Naše pobočky

Automatické Spracovanie Dokumentov pre Začiatočníkov I Press Release

7 nov 2014

Bezpapierová kancelária, digitalizácia dokumentov a automatické spracovanie faktúr – pokúšajú aj vás tieto nové trendy? Na prvý pohľad sa zdá byť zrejmé, že ak začneme namiesto manuálneho prepisovania faktúr či iných dokumentov s ich digitalizáciou a automatickým vyťažovaním, musíme na ich spracovaní touto formou ušetriť, spracovanie zrýchliť a byť teda efektívnejší v každom ohľade. Je to ale skutočne tak?

 

Preco sa poradenska spolocnost rozhodne vyvinut vlastne IT riesenie?


Ako upozorňuje Viktor Mečiar, IT Manager poradenskej a outsourcingovej spoločnosti Accace, „ešte predtým ako sa vrhnete na ‘trendy’ vyťažovanie dokladov, mali by ste si najskôr položiť pár zásadných otázok.“

 

Akí ‘kultivovaní‘ sú vaši dodávatelia

Zjednodušene povedané, dáta môžete spoľahlivo vyťažovať len z kvalitných faktúr. Ak je faktúra od vášho dodávateľa vytlačená na nekvalitnom papieri, prípadne má rôznu farebnú kombináciu pozadia, textu a loga, nemôžete očakávať kvalitný výstup. Samotná digitálna podoba bude v poriadku, ale vyťažené dáta bude ešte potrebné manuálne validovať. Šanca plnej automatizácie vyťaženia dát z takejto faktúry je teda  nízka.

Spracovanie papiera vás vyjde vždy draho

Mohlo by sa zdať, že skenovanie a následné vyťaženie dokladu je začiatkom procesu. Avšak, nie je to vždy tak. V prípade, že sa pustíte do vyťažovania papierových dokladov, počítajte s prácami ako roztriedenie dokladov, ich odspinkovanie, prípadne olepenie čiarovými kódmi a podobne. Až potom nasleduje samotná digitalizácia a vyťaženie dokladu. Na tieto prípravné činnosti sa často zabúda, avšak práve oni tvoria podstatnú časť nákladu za vyťažovanie. Výrazne ušetriť náklady sa vám podarí len v prípade, že je vám dodávateľ schopný zasielať faktúru už v elektronickom formáte, malou výhrou je už aj neštruktúrovaný PDF súbor, nehovoriac o EDI.

Ktoré dáta z dokladov potrebujete

Dôležité je vedieť, ktoré dáta z faktúr či dokumentov skutočne potrebujete vyťažiť. Potrebujete ‘iba’ hlavičkové údaje, alebo aj riadky? Spravidla nie je efektívne vyťažovať všetky dáta. Zamerajte sa len na údaje, ktoré naozaj potrebujete.

Stanovte si jasný cieľ

Stanovte si jasný cieľ, čo od vyťažovania faktúr očakávate. Chcete ušetriť náklady alebo chcete vyriešiť elektronické schvaľovanie nákupov či inú oblasť? Toto všetko má vplyv na konečný koncept riešenia. Ak je primárny cieľ schvaľovací proces, vyťažovanie dokladov môže byť na príťaž a schvaľovanie vyriešte radšej jednoduchou digitalizáciou a manuálnym prepisom 2-3 základných polí.

OCR Systém je ‘živý’ organizmus

Pripravte sa na to, že úspešnosť vyťaženia jednotlivých opakujúcich sa dokladov môže byť vždy iná. Na vyťaženie dokladu z papiera vplýva totiž množstvo faktorov, a to aj banálnych ako už spomínaná kvalita papiera, čistota skenovacieho zariadenia a podobne. Zároveň sa môžu meniť požiadavky na vyťažované polia, napríklad v dôsledku legislatívnej zmeny, kedy napr. pribudne nová úroveň DPH.

Zabezpečte tieto úlohy externe

V prípade, že sa rozhodnete pre elektronické spracovanie papierových faktúr či iných dokladov, máte  v podstate dve možnosti. Drahšou možnosťou je zakúpenie vlastného OCR softvéru, lacnejšou  je zabezpečenie tejto služby externým dodávateľom. Pri outsourcingu vám dodávateľ zabezpečí komplexné služby súvisiace s vyťažovaním dokladov vrátane triedenia, lepenia čiarových kódov, skenovania, doplnenia potrebných údajov a archivácie a dokáže vám zabezpečiť prístup k spracovaným dátam už do 24 hodín od ich doručenia.

Fungujte bezpapierovo – ale skutočne bezpapierovo!

Papierové doklady postupne miznú z nášho profesijného života a bude tomu tak aj naďalej. Nasvedčuje tomu aj legislatíva, ktorá prestáva postupne papierové dokumenty striktne vyžadovať. Ideálnym riešením je teda kompletný prechod z „papierového“ riešenia priamo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to rozhodne krok správnym smerom a dlhodobo najlepšie riešenie.

Kontakt:
Viktor Mečiar
IT Manager
+421 2 325 53 047
viktor.meciar@accace.com

Primary Sidebar

<< Späť k newsroom
E-mail

Footer

O Accace Slovensko

Spoločnosť Accace vznikla v roku 2006 v Bratislave. Accace Slovensko zamestnáva už viac ako 120 odborníkov a poskytuje služby spracovania účtovníctva, mzdovej a HR agendy, daňové a transakčné poradenstvo, právne a korporátne služby, či poradenstvo pre startupy. Za 15 rokov sme si vybudovali stabilnú pozíciu lídra v oblasti BPO služieb na Slovensku. Pravidelne sa umiestňujeme v rebríčku TOP10 poradenských spoločností magazínu TREND. Právne služby poskytuje naša vlastná advokátska kancelária Accace Legal. V rámci skupiny Accace združujeme viac ako 600 odborníkov a poskytujeme služby pre viac ako 2 000 klientov. Nájdete nás v Bratislave a v Košiciach.

O Accace Circle

Celosvetovo pôsobí Accace pod značkou Accace Circle. Ide o biznis komunitu partnerov – profesionálnych poradcov a poskytovateľov BPO služieb. S globálnym zastúpením v takmer 40 krajinách a tímom viac ako 2000 odborníkov, Accace Circle poskytuje služby viac ako 10 000 klientom, najmä stredným a veľkým medzinárodným spoločnostiam zo zoznamu Fortune 500. Celosvetovo Accace Circle spracováva okolo 170 000 výplatných pások mesačne.

Naše pobočky | Accace Circle

Naše služby

Spracovanie účtovníctva a reporting
Spracovanie miezd a HR agendy
Daňové poradenstvo
Právne poradenstvo
Poradenstvo pre startupy
Korporátne služby
Transakčné poradenstvo

Naše online portály

Online účtovný portál
Online mzdový portál
Online dochádzkový portál
Online poradenský portál

Kontaktujte nás

Naše pobočky
Napíšte nám
Prihláste sa na odber noviniek
Newsroom
Kariéra


Sledujte nás

Facebook LinkedIn Instagram Youtube


Accace Circle

© Accace všetky práva vyhradené  |  Všeobecné upozornenie | Upozornenie k newsroom  |  Cookies  |  Politika ochrany osobných údajov  |  Naše GDPR prehlásenie

ZÍSKAJTE ZADARMO PRÍSTUP K
LEGISLATÍVNYM NOVINKÁM
ODBORNÝM PUBLIKÁCIÁM

Vďaka naším pravidelným newslettrom budete informovaní o zmenách, ktoré môžu ovplyvniť Váš biznis! Prihláste sa do nášho mailing listu a my Vám budeme zdarma posielať naše newslettre o zmenách v legislatíve, užitočné tipy, regionálne štúdie, eBooky a pozvánky na naše odborné semináre.

Navštívte našu Newsroom a zistite, prečo sa oplatí odoberať naše novinky.

Stačí nám len Vaša mailová adresa

Budeme Vám posielať novinky z oblastí, ktoré Vás zaujímajú a spracúvať Vaše osobné údaje v súlade s našou Politikou ochrany súkromia a naším GDPR prehlásením.

Táto webová stránka používa súbory cookies. Zistite viac.